Een slim ordersysteem voor batchpicking van 24 orders tegelijk, helpt Medz Europe om de eindgebruikersmarkt te veroveren

Tijdens corona waren de persoonlijke beschermingsmiddelen van Medz niet aan te slepen. Die groei continueert nog steeds. Dit gebeurt mede omdat het bedrijf gestart is met de directe online verkoop aan professionele en medische eindgebruikers en consumenten. DH Automation Technology leverde een orderpicksysteem voor batchverzameling tot 24 orders tegelijkertijd.

“Handschoenen waren het kernproduct waar we in 2002 mee begonnen zijn. Inmiddels hebben we een assortiment van 1.100 producten dat we in heel Nederland verkopen. Van groothandels tot eindgebruikers kunnen online tot 12 uur ’s avonds bij ons bestellen. In principe worden de bestellingen de volgende dag geleverd.” Aan het woord is Paul Schmits, directeur van Medz Europe B.V. “Om efficiënt aan die vraag te kunnen voldoen en onze medewerkers prettig te laten werken, hebben we in 2022 een geautomatiseerd orderpicksysteem aangeschaft. Dit systeem ondersteunt onze medewerkers om tot 24 orders tegelijkertijd in één route te verzamelen, heel efficiënt.”

Grote stap vooruit

Voor Medz biedt de uitbreiding naast eigen webshops naar online verkoopplatformen als Bol.com en Amazon zowel kansen als uitdagingen. Schmits: “Hiermee bedienen we professionele eindgebruikers zoals huisartsen en fysiotherapeuten maar ook de gewone consument rechtstreeks. Het aantal kleine orders is toegenomen. We voorzagen dat de toename van het aantal kleine orders een bottleneck zou gaan worden en hebben het idee van een pickkar twee jaar geleden op een beurs opgedaan. Op aanbeveling zijn we bij DH terechtgekomen, een bedrijf dat qua omvang en cultuur heel goed bij ons past. Na 3-4 maanden voorbereiding en 4-6 weken inregelen en testen zijn we in oktober 2022 live gegaan.”

Ideale looproute met automatisch voorraadbeheer

Wilbert Rutten is applicatiebeheerder en vanuit Medz de begeleider van het project. “De overgang naar veel meer kleine orders vroeg om een Logistiek Management Systeem (LMS) en een nieuwe verzendlogistiek. Voor het verzamelen van webshoporders gebruiken onze medewerkers nu de DH orderpickkar met handscanner, waarmee ze tot 24 bestellingen tegelijkertijd kunnen verzamelen met één kar. Via een tablet krijgen de medewerkers instructies over de picklocatie, en welke producten ze voor welke order moeten verzamelen. De volgorde van de pickroute is door de LMS-software optimaal afgestemd. Iedere individuele ‘pick-actie’ wordt op de kar gescand, gecheckt en bevestigd, waarna de voorraad automatisch wordt bijgewerkt en beheerd. Via een separate WIFI-connectie is de pickkar continu verbonden met ons softwaresysteem.”

“Met de orderpicker kunnen we het toenemend aantal orders goed behappen.
Daarnaast is het ook gewoon een mooi stukje techniek!” Wilbert Rutten

Van gewoon picking, naar batch picking

Voor DH Automation is de realisatie van het nieuwe pickingsysteem vlot verlopen. “Een bestaande situatie stelt altijd specifieke eisen aan de oplossing”, vertelt DH projectleider Adriaan van de Werken. “Bij Medz was de uitdaging om onze LMS software voor orderpicking klantspecifiek te programmeren en deze te koppelen aan het door Medz gebruikte Microsoft Business Central. We hadden eerdere integraties gedaan met vergelijkbare systemen, zoals bijvoorbeeld SAP, Exact en LISA, maar nog niet met Business Central. Dat inregelen is ingewikkeld. Zo wisten we bijvoorbeeld wel het cubage van de producten – voor een automatisch doosformaat advies door de LMS software -, maar niet de exacte maten. De levering van de pickkar, software, integratie met de aanwezige infrastructuur en succesvolle ingebruikname om de medewerkers met de oplossing te leren omgaan, gingen heel soepel. De looproute voor het verzamelen van meerdere orders tegelijkertijd is nu geautomatiseerd en geoptimaliseerd.”

Mensenwerk

Waar ze het bij Medz over eens zijn, is de waarde die de bedrijven voor elkaar hebben en de prettige samenwerking. Rutten: “De mensen van DH hebben hetzelfde enthousiasme voor de projecten wat wij hebben. We zitten in dezelfde flow, ze begrijpen wat we hier nodig hebben. Natuurlijk zijn er bij het inregelen en testen kinderziektes en uitdagingen, maar het gaat er dan om hoe je dat dan samen als team oppakt en regelt. Bij de start hebben we een WhatsApp-groep gemaakt, waarin ik samen met Adriaan, Jacob en Niek zit. Zeker in de beginfase was er geregeld contact en werden de vragen en issues snel opgepakt en opgelost, dat was belangrijk. Nu we operationeel zijn is dat nog slechts incidenteel, als we vragen hebben.” Van de Werken: “Het is prettig om met Medz samen te werken, hun organisatie en cultuur lijkt op die van DH: er is geen vergadercultuur en de projecten verlopen allesbehalve stroperig.”

“Je merkt dat er bij DH zogenaamde ‘vakidioten’ werken
die zich afvragen hoe ze het nóg beter kunnen maken.” Paul Schmits

Vertrouwen over en weer

“We zitten samen op WhatsApp niveau en alles wordt direct opgepakt. Er is geen 8-5 mentaliteit, want ook om 10 uur ’s avonds krijgen we een reactie als dat nodig is. Zo ging het vanaf de start. Natúúrlijk wil je het liefst dat alles er de volgende dag staat, maar goede dingen vragen tijd. Het is fijn dat er wederzijds begrip is, we snappen elkaar. Continuïteit in de relatie is belangrijk om de gewenste efficiency en besparingen te realiseren. Bij DH is alles heel transparant en zonder verassingen, het bedrijf is zorgvuldig en gewetensvol. Er zijn veel softwareleveranciers die bij ze op les kunnen! Bij meerwerk gaat de verantwoording over uren en kwartiertjes, niet over ‘dagen’. Samen met de korte lijnen en het feit dat een probleem vaak al is opgelost voordat we er last van hebben, geeft dit veel vertrouwen”, aldus Schmits.

Zuinig op medewerkers en klanten

De magazijnmedewerkers die met de pickkar orders verzamelen zijn positief over de pickkar. In het begin was het natuurlijk even wennen, maar dat het DH team alle issues direct heeft opgepakt heeft goed geholpen. Schmits: “Door de maand-op-maand ordertoename van soms wel 40% is de pickkar onmisbaar voor ons. Dit is geen primaire kostenreductie, maar een ondersteuning voor onze medewerkers bij de voorspoedige toename van het aantal orders. Voor de medewerkers is het geweldig om de producten op tijd weg te krijgen, bovendien hoeven ze veel minder te lopen. Voorheen was dit wel 11 km per dag en met de nieuwe pickkar is het niet meer dan 5 kilometer. Wij zijn zuinig op onze logistieke collega’s en vinden het belangrijk dat ze hun werk leuk vinden.”

Uitbreidingen in de pijplijn

Rutten: “We kijken continu naar verbetermogelijkheden en zien hierin ook een rol voor DH. Wij analyseren de data van onze producten, omloopsnelheid, groei, ideale doosformaten, de routing door ons warehouse voor optimalisering van zowel kleine als grote orders, etc. Ook voor orderpicking van de grote palletorders gebruiken we de technologie van DH: met andere karren en losse tablets met dezelfde software. De stap die we nu in de logistiek wil maken, is het automatisch sluiten van de verzenddozen met labeling en palletisering, om alles zo gemakkelijk mogelijk bij onze vervoerders aan te leveren. Voor dit traject hebben we DH recentelijk onze wensen kenbaar gemaakt, wordt vervolgd!”

“We zijn zuinig op onze medewerkers: willen ze die dingen
laten doen waar mensen goed in zijn.” Paul Schmits